Administración de procesos de negocios (Parte I)

bpmAmigos por fin después de mucho tiempo vamos a encarar el tema de la administración o gerencia de procesos de negocios, más conocido por sus siglas en ingles BPM (Business Processes Management).

El enfoque que le daremos en la mayor parte de la serie será el informático, debido a que es mi área de trabajo y por consiguiente ha sido mi mayor experiencia, como asesor y como gerente. Trataremos de ver el tema desde ambas partes como cliente y como asesor, porque en ambos puestos me ha tocado jugar.

Es necesario sin embargo aclarar el alcance de esta serie, para que no nos creemos falsas expectativas de lo que obtendremos; así que lo que veremos será:

  1. Explicar lo que es un BPM
  2. Dar a conocer a grosso modo como creamos uno
  3. Dar algunos tips para manejar este tipo de proyectos

Desde hace mucho tiempo se viene hablando de los BPM, y si buscamos en la red información sobre este tema definitivamente encontraremos mucha data sobre el tema; sin embargo pienso que casi todo esta enfocada a la parte técnica. En este documento trataremos de salirnos un poco de lo técnico e ir a lo práctico hasta donde sea posible.

Antes de continuar debemos de saber que es un BPM por lo tanto nos preguntaremos:

1. ¿Qué es un proceso de negocios?

Un proceso de negocio es una serie de pasos estructurados, que involucra a dos o más áreas, pueden ser ejecutados simultáneamente o en tiempos distintos, pero el resultado es el logro de un objetivo común.

En palabras sencillas se considera un BPM toda aquella secuencia de pasos que realizan por lo menos dos involucrados para obtener un resultado. Un ejemplo puede ser “el despacho de procesomercadería”: Tiene que haber una facturación; esta informa a despacho para que prepare todo el material, que inventarios previamente almaceno en bodegas.

El concepto como siempre les comento no es nuevo aquí lo podemos leer:

1 Corintios 3:8-9

(8) Y el que planta y el que riega son una misma cosa; si bien cada cual recibirá el salario según su propio trabajo,

(9) ya que somos colaboradores de Dios y vosotros, campo de Dios, edificación de Dios.

Como pueden ver es este ejemplo bíblico existe un proceso que involucra al menos a dos personas por un objetivo común, en el caso de la facturación son tres departamentos, individuos o áreas los comprendidos.

Si usted es dueño de un pequeño negocio o trabaja en una empresa, definitivamente usted ha trabajado con BMP´s. Pero ¿Entonces porque tanto barullo si ya lo usamos?

La respuesta es sencilla, todas las empresas tienen procesos, pero generalmente estos han sido desarrollados por la práctica y estos no tienen ni pies ni cabeza. Son una especie de criatura creada en laboratorio y nadie sabe porque necesita 6 brazos, dos cabezas y siete piernas, simplemente es aceptado porque así ha sido toda la vida.

Tener bien definidos los procesos del negocio implica acomodar las piezas adecuadamente y sobre todo alinear estos a la estrategia de la industria o empresa y es esto último uno de los factores por la cual las empresas están tan interesados en la correcta enunciación de los BMP´s.

Tener procesos adecuadamente documentados y definidos, es una fortaleza que por mi experiencia, casi ninguna empresa maneja, y la que los hace realmente aprovecha al máximo todos sus recursos.

Lucas 1:3-4

(3) he decidido yo también, después de haber investigado diligentemente todo desde los orígenes, escribírtelo por su orden, ilustre Teófilo,

(4) para que conozcas la solidez de las enseñanzas que has recibido.

Como pueden ver en la cita el señor a través de Lucas (pero no el pato) nos dice que el documentar, certifica, asegura que estos conocimientos no se pierdan o deformen, y es a esto a lo que llamaremos Administración de Procesos de negocios, la adecuada documentación de estas transacciones.

Para terminar este capítulo citaremos algunas de las razones por las cuales es conveniente tener bien determinados los BPM´s

1)   Permite tener los procesos formales documentados lo cual, es útil para cuando se desea realizar ya sea una certificación ISO, o implementación de ERP, CRM, etc. (Si usted desea implementar SAP, Great Plains, Oracle Business suit, etc. es estrictamente necesario para el éxito del proyecto)

2)   Permite medir los procesos por lo tanto son fácilmente alineados a la estrategia.

3) Definen un responsable del proceso, muy ventajoso, para cuando sea necesario re-estructurar.

4)   Aclaran los pasos de las transacciones y permiten saber donde podemos quitar o agregar, ahorrando costos.

5)   Es mucho más sencillo detectar fallas o errores, ya que se conoce su ruta.

Como pueden observar precisar adecuadamente o tener delimitados nuestros procesos, abona a poder tener una empresa mucho más preparada a cambios bruscos en el mercado, o adaptarse a las crisis como la que vive el mundo actualmente.

Por el momento llegamos aquí pero pronto entraremos de lleno en materia con los proyectos BPM, mientras tanto espero el señor los bendiga y les cuide, les de sabiduría para que en su vida alineen adecuadamente sus procesos, con Dios, familiares, trabajo, personales, etc.

Salmos 31:24-25

(24) Amad a Yahvé, todos sus amigos, a los fieles protege Yahvé; pero devuelve con creces al que obra con orgullo.

(25) ¡Tened valor, y firme el corazón, vosotros, los que esperáis en Yahvé!

Nota: Para este post usamos la biblia de Jerusalén para obtener las citas

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8 pensamientos en “Administración de procesos de negocios (Parte I)

  1. Que tal mira para empezar todo libro es bueno pero te recomiendo uno que se llama “El Arte de la ejecucion en los negocios” de Larry Bossidy y Ram Charan, excelente libro , tambien hay otro que se llama “El Mundo es plano” no recuerdo en estos momentos el autor.

    Esos para empezar del Arte de la Ejecucion el blog tiene un resumen que inicio en diciembre del 2008 son 11 post por si te interesa en archivo 2008 y 2009 podes encontrarlo.

    Saludos y gracias por visitar mi blog, he dejado de escribir por falta de tiempo pero ya pienso iniciar de nuevo con los post espero tenerte como un asiduo Lector

  2. Hola
    gracias por la información, y por ayudarnos a todos los que entramos recién en estos concepto.

    por favor envía mas información o la segunda parte de este tema.

    mil gracias

  3. estoy buscando libros de administración de procesos, no direcciones como el rincon del vago o monografias, se supone son libros gratis, pero solo es una pagina mediocre que me ha hecho perder el tiempo

  4. Bueno no tengo direcciones de lugares de libros, te recomiendo sigas buscando en google, hay sitios que en lo personal a mi me dejan mucho conocimiento así que no necesariamente puede ser un libro, sin embargo hay que hacer la labor de búsqueda para encontrar algo realmente bueno. gracias por visitar el blog saludos

  5. Algunos libros:
    Diagnóstico Administrativo Holístico Procedimientos, Procesos y Benchmarkin.

    Administración y Logística en la Cadena de Suministro.

    Administración de Mejora de Métodos de Trabajo y Mdeción de Tiempos

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